OneNote È molto più di un blocco note digitale: È uno spazio flessibile in cui puoi combinare testo, immagini, audio, video, fogli di calcolo, attività e disegni, e può anche essere sincronizzato su tutti i tuoi dispositivi. Se sei organizzato, può diventare il tuo punto di riferimento per studiare, lavorare o gestire progetti senza perdere un singolo dettaglio.
In questa guida raccogliamo e riscriviamo I migliori trucchi, scorciatoie e usi avanzatiOrganizzazione efficiente con blocchi appunti, sezioni e pagine; etichette, OCR, modelli, integrazioni con Outlook e Teams, acquisizioni web, modalità di visualizzazione, protezione tramite password e casi d'uso professionali come vendite, formazione e wiki di team. Tutto in un unico pratico articolo in spagnolo.
Organizzati come un professionista: blocchi, sezioni, pagine e sottopagine
L'architettura di OneNote è gerarchica: Crea più quaderni, dividi ciascuno in sezioni e aggiungi pagine e sottopagine al loro interno. Questa struttura consente di suddividere in base a progetti, argomenti o clienti e di mantenere tutto organizzato e accessibile.
- Se ti è più comodo, sposta le linguette delle pagine verso sinistra.Da File > Opzioni > Layout, puoi abilitare l'opzione per visualizzare le schede delle pagine sul lato sinistro per allinearle al flusso di lettura.
- Combina sezioni duplicate o sovrapposte senza timore di perdere contenuti: fai clic con il tasto destro del mouse sulla scheda della sezione > Unisci in un'altra sezione e scegli la destinazione per unificarla in un unico spazio.
- Sezioni correlate ai gruppi Per progetti di grandi dimensioni, fai clic con il pulsante destro del mouse su una sezione > Nuovo gruppo di sezioni, assegnagli un nome e sposta le sezioni correlate al suo interno. Quando cambi gruppo, vedrai solo quelle sezioni, riducendo l'ingombro.
- Colora, rinomina, proteggi e condividi: Fai clic con il pulsante destro del mouse su sezioni, pagine o quaderni per cambiare il colore, rinominare, spostare o copiare, esportare, copiare i link per condividerli e proteggere con password le sezioni riservate.
Condividi e collabora: quaderni di gruppo e controllo degli accessi
- Condividi un quaderno completo per il lavoro collaborativoIn File > Informazioni > Impostazioni > Condividi o Sposta, invita le persone via e-mail e decidi se possono modificare o solo visualizzare. Ideale per separare un blocco appunti personale da uno condiviso con il tuo team.
- Nell'app modernaPuoi anche andare su File > Condividi > Condividi con altri, aggiungere indirizzi e un messaggio. Modifica le autorizzazioni per ogni persona e revoca l'accesso quando vuoi.
- Proteggi le sezioni con una password Se gestisci dati privati (coaching, risorse umane, diario), quando blocchi una sezione, tutte le sue pagine diventano inaccessibili senza la password. Scegli con cura la tua password: se la dimentichi, non potrai recuperarla.
- Utilizzare OneDrive o SharePoint in modo che i tuoi quaderni siano nel cloud, sincronizzati e condivisibili tra più dispositivi; quindi decidi chi può accedere a ciascun quaderno con link di sola lettura o di modifica.
Scrittura e formattazione libere: caselle di testo, stili e linee
- Scrivi dove vuoi sulla pagina- Fai clic in un punto qualsiasi e OneNote creerà un contenitore di testo che potrai ridimensionare e spostare. È utile per diagrammi visivi, mappe mentali o per prendere idee individuali e organizzarle in un secondo momento.
- Applicare il formato professionale da Home: carattere, dimensione, colore, grassetto, corsivo, sottolineato, elenchi, rientri e stili (titoli, citazioni…). Ogni contenitore si comporta come un mini elaboratore di testi.
- Attiva righe o griglie In Visualizza > Regole per scrivere allineati, scegli il tipo di griglia e il suo colore. Questo semplifica la presa di appunti organizzati e la creazione di diagrammi di base.
- Cambia il colore della pagina (Visualizza > Colore pagina) per differenziare visivamente argomenti o priorità . La codifica a colori è un ottimo trucco per aumentare la produttività quando il numero di note aumenta.
- Modalità scura disponibile: In File > Opzioni > Generale, seleziona il tema "Nero" per alleviare l'affaticamento degli occhi in ambienti scarsamente illuminati. I colori delle tue note si adattano automaticamente.
Tag intelligenti: ordina in base al significato, non solo alla posizione
- I tag ti fanno risparmiare tempo: Contrassegna attività , elementi importanti, numeri di telefono, domande, idee o crea etichette personalizzate. Quindi, usa la ricerca per tag per individuare la chiave, anche se è distribuita su più blog.
- Etichettare frammenti specifici: Non solo pagine intere. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra di un contenitore di testo > Tag e applica quello appropriato. In questo modo puoi trovare un numero o un'idea senza dover cercare nell'intera pagina.
- Integrare le attività con Outlook: Seleziona un elenco o una riga, fai clic con il pulsante destro del mouse > Contrassegna come Da fare e scegli la data di scadenza (oggi, domani, ecc.). L'attività apparirà anche in Outlook per monitorarla e contrassegnarla come completata.
Modelli e personalizzazione: pagine personalizzate e barra multifunzione personalizzata
- Modelli di pagina per risparmiare tempo: Inserisci > Modelli di pagina, scegli layout predefiniti (riunioni, elenchi, sfondi decorativi, ecc.) oppure salva una qualsiasi delle tue pagine come modello per riutilizzarne la struttura.
- Personalizza il nastroFai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della barra multifunzione > Personalizza la barra multifunzione e aggiungi i comandi più utilizzati in modo che siano sempre a portata di mano.
- Correzione automatica al tuo servizio: File > Opzioni > Correzione > Opzioni di correzione automatica e crea le tue abbreviazioni intelligenti (ad esempio, digitando pq che si espande in perché, oppure testi usati di frequente).
- Revisione e traduzione del testo: In Review troverai un correttore ortografico, un dizionario dei sinonimi e un traduttore per ogni contenitore di testo, utili per ripulire le note o tradurre frammenti.
Acquisizione completa: immagini, OCR, audio, video, PDF e pagine web
- Inserisci immagini dalla fotocamera, dai file o online: Inserisci > Immagini e scegli la sorgente. Puoi anche incollare screenshot direttamente sulla pagina su cui stai lavorando.
- Estrarre testo dalle immagini con OCRFai clic con il tasto destro del mouse su un'immagine > Copia testo dall'immagine. Questa opzione è particolarmente utile con i documenti stampati; la scrittura a mano potrebbe richiedere qualche modifica.
- Allega file o inserisci la tua "copia stampata": Trascina e rilascia i documenti in OneNote per allegarli oppure scegli Inserisci stampa per esportarne il contenuto come pagine su cui puoi annotare.
- Modifica gli allegati con doppio clic Non c'è bisogno di scaricare e ricaricare: scegli con quale app aprirla e salva le modifiche.
- Importa da Stampa- In Word, Edge o qualsiasi altra app, seleziona la stampante "Invia a OneNote" per selezionare dove salvare il PDF o il documento nel tuo blocco appunti.
- Registra audio o video all'interno della notaInserisci > Registrazione e scegli audio o video. Apparirà una casella con una data e uno spazio per le note. Perfetto per le riunioni o per avere un contesto prima della registrazione.
- Incorpora video online: Inserisci > Video online, incolla l'URL e visualizza il video nella tua pagina come riferimento utile.
- Ritaglia il Web con OneNote Web Clipper: L'estensione per Chrome, Edge e Firefox ritaglia pagine, frammenti, immagini o PDF e li invia al tuo notebook per poterli consultare in seguito su qualsiasi dispositivo.
Integrazione con l'ecosistema Microsoft: Outlook, OneDrive, Teams e altro ancora
- OneNote gioca in squadra con Outlook: Converti le righe in attività , invia le pagine tramite e-mail (Home > E-mail > Pagina e-mail) e collega le pagine agli eventi del calendario e ai partecipanti alle riunioni.
- Note rapide e post-it: Nell'app mobile e web, vedrai le tue note rapide integrate; sono perfette per catturare idee in pochi secondi e riprenderle sul tuo PC. Android, aggiungi widget di testo, audio e immagini alla schermata iniziale.
- Digitalizza con Microsoft Lens: Scansiona documenti, lavagne o ricevute e inviali a OneNote con OCR per renderli ricercabili e annotabili.
- OneDrive e SharePoint sono la base per la sincronizzazione e la condivisione. In Teams, OneNote all'interno di Microsoft Teams e siti SharePoint è ideale per progetti condivisi e playbook live.
Visione, produttività e scorciatoie: padroneggia lo strumento
- Ancora OneNote al desktop Per prendere appunti mentre lavori con altre app: Visualizza > Ancora al desktop. OneNote sarà sempre visibile lateralmente.
- Calcolatrice integrata: Digitare un'operazione e, dopo il segno di uguale, premere la barra spaziatrice per visualizzare immediatamente il risultato (ad esempio, 25*4= e uno spazio).
- Scorciatoie essenziali in Windows:
– Ctrl+Maiusc+M: finestra Note rapide
– Ctrl+N: nuova pagina
– Alt+Maiusc+D: inserisci data e ora
– Ctrl+E: cerca tutte le note
– Ctrl+1/2/3…: etichette come In sospeso, Importante, Domanda, Ricorda, Definizione
– Ctrl+N (grassetto), Ctrl+K (corsivo), Ctrl+S (sottolineato)
– Ctrl+Alt+D: aggancia OneNote - Personalizza anche la tastiera mentale: Crea la tua tabella di etichette e scorciatoie equivalenti che utilizzi ogni giorno per etichettare, cercare e navigare senza staccare le mani dalla tastiera.
Casi d'uso avanzati in vendite, formazione e progetti
- Riunioni di vendita con modelli utiliCrea una pagina con campi per i partecipanti, le informazioni di contatto, lo stile di comunicazione dell'acquirente e le domande chiave. Concludi sempre con i "passaggi successivi" e trasformali in Attività di Outlook per non dimenticare nulla.
- Business coaching con privacy: Una sezione per persona, protetta da password. Utilizza modelli come GROW e invia un riepilogo delle azioni concordate dopo ogni sessione. Questo tutorial ti aiuterà a sfruttarlo al meglio su diverse piattaforme..
- Revisioni delle prestazioni: Registra traguardi e parametri con dashboard semplici e annota gli accordi. A seconda del tuo processo, puoi ospitarlo in sezioni private o separarlo dal coaching.
- Formazione e onboarding: Organizza i moduli in sezioni e le lezioni in pagine con testo, video e audio. Aggiungi quiz con Microsoft Forms e riutilizza le lezioni come modelli. Ideale per accogliere nuovi membri.
- OneNote come "mini CRM" per progetti di vendita complessiSe non utilizzi un CRM formale, scarica un modello di tipo Kanban (ad esempio quello di Auscomp) e gestisci le opportunità tramite schede.
- Ordine del giorno della riunione di squadraCrea un modello di ordine del giorno che puoi clonare con un clic per ogni riunione. Registrando le sessioni (ove possibile), gli assenti potranno recuperare senza problemi.
- Elenco delle cose da fare prioritarie di tipo Eisenhower: Costruisci una lavagna con quattro zone e attività di esempio:
- Crisi: urgente/importante
- Produttività : non urgente/importante
- distracción: urgente/non importante
- spreco: non urgente/non importante - Diario personale o di vendita: Annota obiettivi, riflessioni e apprendimenti in 5-10 minuti al giorno. Migliorerai la concentrazione, la memoria e il benessere; molti esperti di marketing lo considerano trasformativo.
Funzioni di base che non falliscono mai: creare, scrivere, salvare, collegare e stampare
- Crea un nuovo blog- Nell'elenco dei blocchi note (angolo in alto a sinistra), tocca '+ Blocco note', assegnagli un nome e il gioco è fatto. Passa da un blog all'altro dallo stesso pannello.
- Scrittura e disegnoFai clic in un punto qualsiasi e scrivi; aggiungi un titolo sopra la data o l'ora, se lo desideri. Sui dispositivi touch, nella scheda Disegno, scegli la matita, lo spessore e il colore per le note scritte a mano o le evidenziazioni; cancella con la gomma quando necessario.
- Salvataggio automatico: OneNote salva e sincronizza al volo. Se commetti un errore, usa AnnullaNon c'è un pulsante per salvare, quindi concentrati sulla creazione.
- Seleziona il testo con il dito: Tocca due volte il testo e regola i controlli per copiare, spostare, formattare o eliminare contenuti dal tuo cellulare o tablet.
- Inserisci link: Seleziona Testo > Inserisci > Collegamento, modifica il "Testo visualizzato" se applicabile e incolla l'indirizzo in "Indirizzo".
- Tabelle velociInserisci > Tabella per creare una tabella 1x2 ed espanderla con Tab e Invio. Utilizza la scheda Tabella per la formattazione avanzata.
- Aggiungi pagine e sezioni: Nelle barre laterali, tocca "+ Pagina" o "+ Sezione" e assegna un nome. Utilizza le sottopagine per suddividere argomenti complessi in sezioni più piccole.
- Stampa note: Scegli la stampante, l'orientamento, le copie e cosa vuoi stampare (pagina, sezione o blocco note). Per il formato PDF, seleziona "Stampa su Microsoft PDF".
Trucchi extra per risparmiare tempo ogni giorno
- Inviare pagine via e-mail con il layout come lo vedi: Home > Email > Invia pagina tramite email e lascia che Outlook gestisca l'invio (se lo desideri, modifica la tua firma nelle opzioni).
- Cattura PDF o documenti Word senza problemi utilizzando la stampante "Invia a OneNote" e decidendo in quale sezione e pagina verrà inviato il contenuto.
- Collega riunioni, e-mail e contatti Quando lavori sui progetti dei clienti, avrai contesto, decisioni e passaggi successivi, tutto in un unico posto.
- Usa codici colore ed emoji discreti nei nomi delle sezioni per distinguere rapidamente le aree critiche nella barra laterale.
- Centralizzare un wiki di squadra con processi, procedure operative standard (SOP) e checklist. Grazie ai tag e alla ricerca, è possibile individuare ogni procedura in pochi secondi, anche offline se precedentemente sincronizzata.
