Come trovare i file utilizzando Copilot in Windows

Vuoi trovare documenti, immagini o conversazioni senza dover aprire dieci applicazioni diverse? Copilot si integra con Windows e Microsoft 365 per offrire una ricerca unificata che tiene traccia di persone, chat, riunioni, file e altro ancora. Grazie a suggerimenti intelligenti, visualizzazioni recenti e filtri dettagliati, puoi tornare a ciò che stavi facendo in pochi secondi, senza perdere la concentrazione.

In questa guida spiego passo dopo passo come trovare i file con Copilot in Windows e ti mostro anche le opzioni avanzate. Come il filtraggio per fonte o proprietario, il pannello di accesso rapido, i suggerimenti automatici, il caricamento di file per l'analisi in chat, i controlli della privacy e persino la ricerca e l'eliminazione di dati relativi a Copilot tramite eDiscovery e Microsoft Graph. Il tutto con un approccio pratico da applicare al tuo lavoro quotidiano.

Cerca con Copilot nell'app Microsoft 365

Il punto di partenza per trovare i file con Copilot è l'app Microsoft 365 Copilot., dove la funzione di ricerca centralizza persone, conversazioni, riunioni e documenti correlati a te. Da qui, vedrai anche suggerimenti personalizzati e un collegamento rapido agli elementi che hai utilizzato o condiviso di recente con te.

Per avviare una ricerca, apri l'app Microsoft 365 Copilot e seleziona Cerca nel riquadro di spostamento.Inserisci la tua query nella casella di ricerca e scegli un risultato immediato, oppure tocca il pulsante > per visualizzare corrispondenze più dettagliate. Copilot raccoglie i risultati da diverse fonti all'interno della tua organizzazione e li presenta in un formato unificato.

La ricerca integrata non è limitata ai documenti di OfficePossono essere inclusi anche immagini, messaggi, siti di SharePoint e contenuti di altre app connesse. Ad esempio, se ricordi che qualcuno ha condiviso con te un documento di tracciamento dei bug, ti basterà digitare parte del titolo o parole chiave pertinenti per recuperarlo immediatamente.

Vantaggi e filtri della ricerca

Il vantaggio principale della ricerca Copilot è che unisce ampia portata e precisione grazie ai filtri.Se ottieni troppi risultati, restringi l'ambito in base al tipo di elemento (file, contatti, riunioni, chat e altro) finché non avrai selezionato solo ciò che è pertinente al tuo compito.

Inoltre, Copilot visualizza suggerimenti e riepiloghi pronti all'uso.Visualizzerai file suggeriti e riepiloghi delle riunioni con idee per ulteriori approfondimenti. Questo livello di contesto ti fa risparmiare tempo e ti guida al passaggio logico successivo.

Un altro aiuto fondamentale è la sezione Recenti, che elenca ciò che hai aperto o modificato di recente. Tornare a un documento su cui stavi lavorando qualche ora prima è facile come un clic, senza dover ricordare percorsi o cartelle.

Accesso rapido: recenti, condivisi e preferiti

All'interno della Ricerca, l'area Accesso rapido raggruppa i tuoi contenuti in tre elenchi molto pratici per passare in pochi secondi tra le cose importanti della vita quotidiana.

• recente: Tutto ciò che hai aperto o modificato di recente, così puoi tornare al lavoro senza perdere tempo.
• diviso: file che i colleghi hanno condiviso con te e che spesso sono fondamentali per il lavoro di squadra.
• Preferiti: annota i documenti direttamente nell'app Microsoft 365 Copilot, in OneDrive o in Word/PowerPoint/Excel, così li avrai sempre a portata di mano.

Hai bisogno di maggiori dettagli in Accesso rapido? Applica filtri rapidi o tocca + Nuovo nel menu dei filtri per approfondire i criteri come Posizione, Condiviso da y Nella proprietàIn questo modo, ad esempio, puoi conservare solo ciò che si trova su un sito SharePoint specifico o ciò che qualcuno ti ha inviato.

Come formulare query e aprire i risultati

Scrivi query naturali: un titolo parziale, un tipo di file o l'argomento del contenutoCopilot comprende ricerche come "presentazione di vendita del terzo trimestre" o "immagini di eventi". Quando compaiono i risultati, selezionali per aprirli direttamente oppure tocca la freccia > per visualizzare altri risultati e perfezionare la ricerca.

Se non sei soddisfatto del primo tentativo, aggiungi dettagli come autore, data, formato o luogo.Ad esempio: "Report ROI dell'autrice Marta in formato PDF" o "verbali della riunione di prodotto in SharePoint". La scorciatoia più efficace è combinare filtri e parole chiave.

Consigli e riassunti per guidarti

Copilot include uno spazio Consigli con riepiloghi delle riunioni e file che potrebbero interessarti., oltre a istruzioni suggerite per ulteriori approfondimenti. Puoi aprire la raccomandazione o cliccare sulla notifica qui sotto per aprirla in Microsoft 365 Copilot e approfondire le informazioni in una chat.

Nella chat con Copilot puoi chiedere dettagli, estrarre punti chiave o preparare le azioni successive. (come scrivere un'e-mail con gli accordi per la riunione). È un modo rapido per passare dalla "ricerca" all'"azione".

Dove si trova Copilot nei requisiti delle app e degli account?

Se hai un abbonamento a Copilot, vedrai la sua scheda in Word, Excel, PowerPoint e Outlook sul Web.Con un abbonamento a Microsoft 365 che include le app desktop, Copilot sarà disponibile anche nelle versioni installate sul tuo PC.

Prima di tutto, assicurati di aver effettuato l'accesso con l'account corretto.Per l'uso domestico, è necessario Microsoft 365 Personal o Family, oppure Copilot Pro. Per l'uso aziendale, uno di questi: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 o F3, più una licenza Microsoft 365 Copilot. Per i file nuovi, non salvati o archiviati localmente, account principale che appare sopra nella finestra di Microsoft 365 deve essere dotato di licenza per Copilot.

Controlla anche le impostazioni sulla privacy, perché se disattivate potrebbero nascondere Copilot.Su Windows: File > Account > Privacy dell'account > Gestisci impostazioni. Attiva "Esperienze che analizzano i tuoi contenuti" e, più sotto, "Tutte le esperienze connesse". Su Mac: Word > Preferenze > Privacy e attiva le stesse due opzioni. Se erano disattivate, attivandole si sbloccheranno le esperienze Copilot nelle app.

Altri modi per lavorare con la ricerca

La ricerca con Copilot non è solo una barra in cui digitare: È completato da consigli, accesso rapido, filtri avanzati e, soprattutto, dalla possibilità di chattare per estrarre dettagli da ciò che trovi o passare al passaggio successivo con meno clic.

Caricamento dei file su Copilot per l'analisi dei contenuti

Copilot ti consente di caricare immagini o file compatibili direttamente nella chat., analizzarne il contenuto e restituire risposte, riepiloghi o suggerimenti in base al contenuto. È ideale se si desidera "chiedere" un documento senza aprirlo nella sua app nativa.

I file caricati vengono archiviati in modo sicuro per un massimo di 30 giorni e poi eliminati automaticamente.Microsoft non utilizza il contenuto dei file caricati su Copilot per addestrare i modelli. La dimensione massima dei file è di 50 MB.

Formati supportati: documenti (PDF, DOCX, XLSX, PPTX), immagini (PNG, JPEG, PJP, JFIF) e testo/revisione (TXT, TEXT, JSON, CSV, MD). Con questa copertura, puoi lavorare con la maggior parte dei materiali d'ufficio più comuni.

1. Per caricare un file, fare clic sull'icona Apri (+) e scegliere CaricaSeleziona il file dal browser e verrà aggiunto come allegato alla conversazione.
2. Scrivi la tua richiesta nella chat, ad esempio: "descrivi questa immagine" o "quali raccomandazioni daresti in base a questo documento?" Puoi porre domande di follow-up senza caricare nuovamente il file.

Idee per spunti utiliDopo aver caricato un curriculum, "Aiutami a scrivere una lettera di presentazione per una posizione di marketing junior, evidenziando la mia esperienza pertinente". Con un rapporto, "Riassumi il documento con tre raccomandazioni chiave e aggiungi una citazione in stile APA".

Copilot in Excel: dati, formule e risultati

Se lavori con i fogli di calcolo, Copilota in Excel È un acceleratore per comprendere i dati e creare formuleTi aiuta a importare dati dal Web, da OneDrive o da SharePoint, a evidenziare informazioni, a ordinare e filtrare senza sforzo e a generare o spiegare formule in base al contesto.

Tra i suoi vantaggi spicca la possibilità di porre domande sui propri dati. Copilot può restituire grafici, tabelle pivot, riepiloghi, trend o valori anomali. È come avere un analista seduto accanto a te.

Dove si trova Copilot in Excel? Puoi usare l'icona sulla barra multifunzione della scheda Home per aprire idee di conversazione o chattare. Vedrai anche un'icona scintillante nella cella selezionata con azioni rapide contestuali.

1. Formatta i dati come tabella o intervallo in modo che il copilota possa "capirli".
2. Apri Copilot e scegli se creare qualcosa di nuovo, suggerire formule o formati o riepilogare i dati.Se preferisci, apri la chat e fai la tua richiesta gratuita.

Privacy: Controllo dell'addestramento del modello

Se accedi a Copilot con il tuo account Microsoft (o con un account di terze parti), puoi decidere se le tue conversazioni vengono utilizzate per addestrare modelli di intelligenza artificiale generativa. che Copilot utilizza. Se annulli la sottoscrizione, le tue conversazioni passate, presenti e future non verranno utilizzate per tale scopo, a meno che tu non modifichi le tue preferenze in un secondo momento; la modifica avrà effetto tra circa 30 giorni.

Se non effettui l'accesso, Copilot non si allenerà con le tue conversazioni.Si prega inoltre di notare che questa impostazione non impedisce altri utilizzi descritti nell'Informativa sulla privacy (miglioramenti generali del prodotto, sicurezza, conformità, pubblicità, ecc.).

• Su copilot.microsoft.com: profilo > nome profilo > Privacy > Formazione modello testo/voce.
• In Copilot per Windows: Profilo > Impostazioni > Privacy > Addestramento modello testo/voce.
• Nell'app mobile: menu > profilo > Account > Privacy > Formazione modello testo/voce.

Microsoft potrebbe gradualmente estendere questi controlli ad altri Paesi. dove la cronologia delle chat non viene attualmente utilizzata per la formazione, sempre nel rispetto delle normative locali sulla privacy.

Governance avanzata: ricerca ed eliminazione dei dati Copilot con eDiscovery

Negli ambienti aziendali, è possibile utilizzare eDiscovery (Premium) e Microsoft Graph per cercare ed eliminare i messaggi degli utenti e le risposte di Copilot. nelle app e nei servizi supportati. Questa funzionalità è utile per rimuovere informazioni sensibili o inappropriate o per rispondere a violazioni dei dati.

Autorizzazioni richiestePer creare un caso e utilizzare le raccolte, è necessario appartenere al gruppo di ruoli "Amministratore eDiscovery" nel portale Microsoft Purview. Per eliminare i dati, è necessario il ruolo "Cerca ed elimina", incluso per impostazione predefinita in "Investigatore dati" e "Amministrazione organizzazione". Esiste un limite di 100 elementi per cassetta postale per ogni operazione di eliminazione per velocizzare la risposta.

Passaggio 1: creare un caso

Per prima cosa, crea un caso in eDiscovery (Premium) per gestire l'intero flusso di ricerca ed eliminazione. Questo caso sarà il contenitore in cui aggiungerete le raccolte che definiscono cosa verrà esaminato ed eliminato.

Passaggio 2: creare una stima della riscossione

Successivamente, crea una stima della raccolta che individua i dati Copilot da eliminare.Questa "bozza" di ricerca restituisce l'insieme degli elementi candidati. Nel passaggio 5, è possibile eliminare ciò che la raccolta restituisce, rispettando il limite di elementi per posizione.

Fonti dati e classi di feature (i messaggi e le risposte degli utenti vengono archiviati nella casella di posta dell'utente):

• Excel → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel
• Note sull'intelligenza artificiale del facilitatore → IPM.SkypeTeams.Message.TeamCopilot.AiNotes.Teams
• Ciclo continuo → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Loop
• Applicazione Microsoft 365 → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.M365App
• Copilot per Bing (Microsoft 365 Copilot Chat) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
• Microsoft Forms → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Forms
• OneNote → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.OneNote
• Outlook → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Outlook
• PowerPoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Powerpoint
• SharePoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.SharePoint
• Canale Teams → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
• Chat di squadre → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
• Chat Copilot di Teams (Chat Copilot di Microsoft 365) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
• Riunione di squadra → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
• Chat di Microsoft 365 Teams (BF) → IPM.SkypeTeams.Message
• WebChat → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.WebChat
• Whiteboard → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Whiteboard
• Word → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Word

Suggerimenti per la consultazione: usa la condizione Modello e seleziona "Attività Copilot". Aggiungi un intervallo di date o parole chiave per restringere il campo e mantenere la pertinenza della tua ricerca.

Identificare le query Web quando si utilizza Copilot

Se la ricerca web è abilitata per Copilot, le query inviate a Bing possono essere individuate in eDiscoveryPer fare questo: filtra per attività Copilot, scarica un elemento, aprilo con un editor e individua WebSearchQuerySe presente, di seguito verrà visualizzata la query esatta inviata a Microsoft Bing.

Fase 3: rivedere il risultato della raccolta

Esaminare un campione di articoli restituiti per confermare che la raccolta includa solo ciò che desideri eliminare. Affidati a statistiche sulla posizione principale per elencare le fonti con i risultati e preparare tale elenco per il passaggio successivo.

Passaggio 4: rimuovere blocchi e criteri di conservazione

Prima di procedere all'eliminazione, rimuovere eventuali blocchi o criteri di conservazione dalle cassette postali di destinazione., altrimenti il ​​sistema conserverà i dati. Prendi nota della policy che rimuovi, in modo da poterla riapplicare dopo l'eliminazione.

Passaggio 5: eliminare i dati con Microsoft Graph

Dopo aver esaminato tutti gli elementi, ora puoi eliminare i dati Copilot restituiti dalla raccolta. utilizzando Graph Explorer. Il processo consiste in tre attività: acquisizione dell'ID del caso, dell'ID della raccolta ed esecuzione della pulizia.

1. Ottieni l'ID del caso: Vai a Graph Explorer e accedi con un account con il ruolo "Cerca ed elimina". Esegui un GET su https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases (assicurati di selezionare la versione API v1.0). Individua il tuo caso tramite displayName e copiarne l'identificatore.
2. Ottieni l'ID della raccolta: esegue un GET per https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches, sostituendo {ediscoveryCaseID}. Individua la raccolta tramite displayName e conferma la sua contentQueryCopia l'identificativo di ricerca.
3. Elimina i dati: invia un POST a https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeDataSe tutto va bene, vedrai un codice HTTP che indica che la richiesta è stata accettata.

Puoi anche usare PowerShellAd esempio, nel cloud del governo degli Stati Uniti: Connect-MgGraph -Scopes "ediscovery.ReadWrite.All" -Environment USGov poi Invoke-MgGraphRequest -Method POST -Uri '/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/<ediscoverySearchID>/searches/<search ID>/purgeData'.

Passaggio 6: conferma l'eliminazione

Dopo l'eliminazione, i dati vengono spostati nella cartella nascosta SubstrateHolds. per almeno 1 giorno e vengono eliminati definitivamente tra 1 e 7 giorni dopo l'esecuzione del timer. Non viene visualizzata alcuna notifica per l'utente finale.

Fase 7: riapplicare le ritenute

Dopo aver verificato che i dati sono stati eliminati, riapplica i blocchi e i criteri. alle cassette postali interessate per ripristinare lo stato di conformità originale.

Video e dimostrazioni utili

Sono disponibili brevi video che mostrano come Copilot ti aiuta a effettuare ricerche e citazioni in Word. (ad esempio, uno lungo 59 secondi) e come individuare riferimenti esatti all'interno dei documenti Word (un altro lungo 47 secondi), collegandoti direttamente alla sezione specifica di cui hai bisogno.

Se vuoi esercitarti, cerca le opzioni "Provalo in Word" o sfoglia la galleria video di Copilot.Guardare queste rapide demo è un ottimo modo per trarre ispirazione da casi d'uso reali e applicarli al tuo lavoro quotidiano.

La chiave per trovare i file con Copilot su Windows è combinare la ricerca unificata con filtri, accesso rapido e suggerimenti., supportandoti quando necessario con il caricamento di file per analizzare i contenuti senza aprirli, Copilot per Excel per esplorare i dati e controlli sulla privacy per decidere come utilizzare le tue conversazioni. Negli ambienti aziendali, eDiscovery e Graph ti offrono anche il controllo per individuare ed eliminare le attività di Copilot in modo verificabile e sicuro.